Горячие темы

Курсы

R-Keeрer: «Управляющий RK и SH»
6 часов, 15 000 pуб.
R-Keeрer: «Кассир»
4 часа, 6 000 pуб.
R-Keeрer: «Менеджер офиса»
5 часов, 7 500 pуб.

Куда уходит кофе?

Искусство управления кафе без гадания на гуще

— Черт побери, Майк, я больше не могу сдерживать поток этого *** кофе, утекающего из этой *** дыры!
 — Держись, парень, ты же сын автоматизатора!

Из мультипликационного сериала «Сын автоматизатора»

Строго говоря, кафе и кофейня должны специализироваться на кофе и получать главную прибыль от торговли этим чудным напитком во всех его разновидностях. Но судьба российских кофейных заведений сложилась иначе: то ли кофе не так хорош, чтобы обеспечивать неиссякаемый поток посетителей, то ли не выработалась у них еще привычка пить его в специально отведенных местах, но выяснилось, что на одном кофе долго не протянешь. Владельцам пришлось расширять меню, в котором появились не только десерты, но и существенная еда. Сейчас кафе или кофейня почти ничем не отличаются от небольшого ресторана, разве что блюда в изготовлении попроще, а ассортимент кофе побольше. И так же, как ресторан, кафе нуждается в автоматизации управления.

Введение

За пару месяцев убытки кафе, в котором не проводится ежедневный учет и отсутствует контроль за работой персонала, могут превысить затраты на его первоначальное оборудование и обстановку. Автоматизация — средство, которое с одной стороны повышает скорость и качество обслуживания посетителей в зале и за стойкой, а с другой — обеспечивает учет хозяйства в бухгалтерии и на складе. Система управления завязывает в узел все процессы заведения, что позволяет владельцу ежедневно получать подробные сводки и анализировать финансовые результаты.

Проверенное средство

У столичных и региональных рестораторов сегодня популярна система автоматизации R-Keeper, что вполне понятно — это одна из лучших программ, разработанных специально для российских заведений общепита. Она подходит любому кафе: маленькому и большому, демократичному и модному. С ней успешно работают сотни заведений, при этом программа постоянно модернизируется и дополняется актуальными функциями, которых требует развитие бизнеса. Собственно, поэтому мы рекомендуем и внедряем эту систему всем своим клиентам, в числе которых, к примеру, сеть «Шоколадница».

Приступая к автоматизации конкретного заведения, мы обсуждаем с его владельцем, что ему может потребоваться, чем нужно дополнить систему, а какие функции исключить. Но общая схема работы всегда одинакова, что дает возможность заранее представить, как функционирует типичное автоматизированное кафе.

Как у людей

Все как обычно: обслуживает официант, блюда готовит повар, коктейли смешивает и наливает кофе бармен, лакомится и расплачивается гость. В зале официант принимает у гостей заказ, записывая его к себе в блокнотик, а затем быстро формирует его на терминале — обычном с клавиатурой или же, что более удобно, на жидкокристаллическом мониторе с тачскрином. Задача официанта — точно внести заказ в систему (на тачскрине достаточно нажимать на изображения блюд), после чего информация автоматически отправится в нужное подразделение — кухню, кондитерский цех или бар. После этого официант может вновь обслуживать клиентов, не тратя времени на передачу заказа из рук в руки. Количество терминалов определяется размерами кафе. Обычно много и не требуется — один на небольшой зал.

Кухня

Информация о заказе прибывает на производство в холодный, горячий или десертный цех и распечатывается на специальном принтере сервис-печати. В заказе указывается номер столика, фамилия официанта и перечень заказанных блюд. Что на каком принтере печатать, менеджер или управляющий кафе определяет на этапе настройки установленной системы. Получив в руки сервисные заказы, подразделения принимаются за жарку и варку.

Кафе с большой проходимостью сегодня часто заменяют (или дополняют) сервис-печать «Системой контроля кухни», где для отображения заказов используется большой дисплей. Блюда показываются на нем по мере поступления заказов в систему и встают в очередь в виде отдельных окошек. Приготовленные блюда убираются с экрана с помощью пульта или клавиатуры, которыми управляет повар. С монитором работа идет быстрее и слаженнее, поскольку заказ на нем потерять невозможно. При этом видят его сразу несколько специалистов, которые могут заниматься своими делами, не вырывая друг у друга бумажку.

Человек за стойкой

Чтобы посетители кафе могли рассчитываться за кофе и булочки непосредственно с барменом, на стойке может быть установлен дополнительный терминал с программным модулем системы R-Keeper «Кассир/Бармен». К терминалу подключаются фискальный регистратор, принтер для печати пречеков, принтеры бара и кухни. Количество терминалов на стойке зависит от ее длины и численности работающего за ней персонала.

Борьба с утечками

Кофе — продукт дорогой и трудно поддающийся учету — нередко доставляет владельцу кофейного заведения немало проблем. Следить за оборотом напитка сложно: сколько было налито чашек, сколько из них продано, сколько выпито персоналом между делом и в перерывах на обед — уследить за этим без автоматики невозможно, а зерна тем временем утекают сквозь пальцы. Для прекращения кофейного разбазаривания существует специальная программа, расширяющая возможности комплекса R-Keeper, — «Система контроля розлива» напитков. Она позволяет отслеживать расход товара.

Система работает просто: внутрь кофемашины устанавливается специальная плата-контроллер, с помощью которой ведется учет налитого эспрессо, капучино и чая. Менеджер кофейни в любой момент может сравнить количество налитого и фактически отпущенного кофе.

Кассовые сборы

После того как готовые блюда, напитки и десерты доставлены посетителям, наступает период временного покоя. Следующий «выход» системы автоматизации приурочен к моменту, когда гости, напившись кофе, готовы платить по счету. Официант распечатывает предварительный счет (если используется принтер для подкладной печати, то на специальном бланке с логотипом, если такого принтера нет — на обыкновенной термобумаге с логотипом) и относит его клиенту. Разобравшись с формами оплаты (наличные или кредитные карты), гость возвращает официанту счет вместе с деньгами. Официант вносит деньги в кассу, а кассир печатает чек и закрывает заказ. Клиент получает сдачу и фискальный чек. В это время со складов тут же списываются продукты, израсходованные на приготовление блюд. Теперь начинает работать закрытая от глаз покупателя часть системы.

Обратная сторона луны

Если в кафе имеется автоматическая система учета общего хозяйства на всех этапах работы заведения — от поступления товара на склад до сдачи итоговой отчетности — то бухгалтерская доля становится не такой уж тяжкой и страшной (угрожает многочисленным бухгалтерам неавтоматизированного кафе разве что неизбежное сокращение штатов). Калькуляция, подсчет остатков, пересортица, сведение отчетов и прочие задачи выполняются с помощью двух связанных между собой программ — R-Keeper и системы складского учета StoreHouse.

В комплексе они предоставляют нужные отчеты всем, кому необходима информация: менеджерам, бухгалтерии, руководству. Из отчетов можно получить данные о доходе по кухне, бару или кондитерскому цеху, по каждому столику, конкретному блюду или напитку, выявить, насколько эффективно работают официанты. К тому же, системы снижают долю известного «человеческого фактора» (ошибок и воровства персонала) в нанесении убытков.

Программа StoreHouse, заточенная под все тонкости работы общепита, получает от R-Keeper информацию по продажам, позволяет вести учет торговли, остатков и приход товара, составлять калькуляционные и технологические карты. Для упрощения учета и экономии времени бухгалтера ее можно дополнить модулем экспорта данных в 1С.

В системе предусмотрена защита от потери данных, имеется возможность распределения прав доступа к информации разной значимости. Например, менеджерам можно назначить одну область ответственности и ограничить их доступ к другим данным, бухгалтерам — создать свое поле, а полную картину рассматривать самостоятельно.

Скинемся?

Чтобы привлекать новых клиентов и удерживать постоянных, сегодня мало вкусно готовить и хорошо варить кофе — приходится работать с системами скидок. Если решено завести в кафе персональные дисконтные карты, то автоматическая система предоставления скидок (программа «Персональная дисконтно-депозитная система») позволит реализовать любые идеи и сделает этот процесс наглядным и контролируемым.

Персональные карты можно выдавать при определенной частоте посещений или за некоторую разовую сумму чека. Клиент, получивший карту, заполняет анкету, а затем личные данные заносятся в программу. Поэтому после в отчетах легко увидеть, сколько раз человек был в кафе, что ел и пил, сколько потратил денег. В зависимости от статуса гостя, ему можно задавать различные проценты скидок, а также регулировать их сроки действия и временные диапазоны (в будни скидка есть, а в выходные — уже не действует).

Кроме скидок, карта может служить для начисления бонусов (например, 10% с суммы каждого счета позволяет накапливать система «Малина»), которые приятно потратить на дополнительные вкусные удовольствия. Более того, карту можно использовать как средство расчета. Внеся определенную сумму в кассу, владелец превращает дисконтную карту в платежную (например, с лимитом дневной траты). Это удобно, когда компании, находящейся по соседству с кафе, нужно организовать обеды для своих сотрудников.

Для регулярно пополняемых карт можно даже открыть кредит на фиксированную сумму. Одна-единственная карта способна совмещать все функции: быть бонусной, дисконтной и платежной.

А чтобы не вылететь в трубу, увлекшись скидками, достаточно регулярно анализировать отчеты, предоставляемые системой. С их помощью нетрудно понять, получает ли кафе выгоду от скидок, и внести необходимые коррективы в свои расчеты.

Для автоматизации кафе в первую очередь необходимы:

Чем автоматизировать будем?

Кафе и кофе автоматизируется с помощью программных комплексов R-Keeper и Электронное меню на iPad

Мы сделали это:

и еще 24 кафе